Che cos’è un software per affitti brevi
Un software di gestione per affitti brevi (il gestionale, o PMS, property management system) è il programma in cui vivono le prenotazioni, i calendari, gli ospiti e le pratiche di ogni struttura. Si collega ai portali su cui vendi le notti, riceve le prenotazioni e le mette in un calendario solo, così la stessa notte non viene venduta due volte.
Per locazione breve l’Agenzia delle Entrate intende il contratto di locazione di un immobile a uso abitativo di durata non superiore a 30 giorni, stipulato da persone fisiche fuori dall’esercizio di impresa, anche con servizi accessori come la biancheria e la pulizia. Chi gestisce case in forma di impresa resta fuori da quel regime fiscale, ma gli adempimenti di questa guida valgono per tutti. È il caso tipico di chi affitta su Airbnb e Booking.com: molti soggiorni corti, ognuno con le sue pratiche.
Il channel manager da solo sincronizza calendari e prezzi tra i portali. Il gestionale fa anche il resto: raccoglie i documenti degli ospiti, prepara le comunicazioni alla Questura e all’ISTAT, calcola la tassa di soggiorno, organizza le pulizie e le fatture. In Italia è questa seconda parte a fare la differenza, perché gli adempimenti sono gli stessi per una casa e per cento.
Che cosa deve fare, in Italia
Prima di guardare i prezzi, controlla che il software faccia queste nove cose. Se una manca, la farai a mano, a ogni check-in.
- Channel manager con protezione anti-overbooking: collegamento nativo ad Airbnb e Booking.com, non via iCal, con la disponibilità aggiornata su tutti i canali appena arriva una prenotazione.
- Alloggiati Web: raccolta dei documenti degli ospiti, schedine pronte e invio alla Questura entro 24 ore dall’arrivo, entro 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore.
- ISTAT: la comunicazione di arrivi e presenze alla Regione, con la cadenza che fissa la Regione e i numeri già presi dalle prenotazioni.
- Tassa di soggiorno: calcolo per ospite e per notte secondo il regolamento del Comune, esenzioni, incasso, ricevuta e i riepiloghi per riversamento e dichiarazione annuale.
- CIN: il Codice Identificativo Nazionale salvato per ogni struttura e riportato negli annunci e nei documenti.
- Pulizie: un turno per ogni check-out, assegnato all’addetta, con un accesso suo dal telefono.
- Fatture e ricevute per ogni prenotazione, con il conto di fatturato e incassato pronto per il commercialista.
- Messaggi agli ospiti: istruzioni di check-in e risposte sulla casa e sulla zona, in più lingue, anche di notte; un concierge AI se vuoi che risponda da solo.
- Portale proprietari con il rendiconto mensile, se gestisci case di altri.
Gli adempimenti e i loro termini
I termini li fissano la legge e i regolamenti dei Comuni, non il software. Un buon gestionale li conosce e ti avvisa prima che scadano. Le guide su Alloggiati Web, sulla tassa di soggiorno e sul CIN, in fondo a questa pagina, entrano nel dettaglio di ognuno.
Termini, tariffe e sanzioni cambiano da Comune a Comune e la legge cambia: questa guida riporta le fonti verificate il 18 ottobre 2026, non sostituisce il regolamento del tuo Comune né il parere del tuo commercialista. Prima di ogni scadenza controlla la pagina ufficiale.
| Adempimento | Termine | Fonte |
|---|---|---|
| Alloggiati Web | Entro 24 ore dall’arrivo; entro 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore. Vale anche per le locazioni sotto i 30 giorni. Ricevute da conservare 5 anni. | Art. 109 TULPS; D.M. 7 gennaio 2013, art. 1, modificato dal D.M. 16 settembre 2021; Questura di Trieste |
| ISTAT | Arrivi e presenze agli enti del turismo della Regione, con la cadenza e il termine che fissa ogni Regione (di solito ogni mese). La rilevazione è nel Programma statistico nazionale e l’obbligo di risposta vale anche per i privati. | ISTAT, Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi; D.Lgs. 322/1989, art. 7; sistema della tua Regione |
| Tassa di soggiorno: riversamento | Dipende dal Comune. Firenze: ogni mese entro il 15. Trieste: dichiarazione trimestrale entro il 20, versamento entro il mese successivo. Verona: entro 20 giorni dalla fine del trimestre. | Regolamenti e pagine dei Comuni |
| Tassa di soggiorno: dichiarazione annuale | Entro il 30 giugno dell’anno successivo, per via telematica. Responsabile del pagamento è il gestore, con rivalsa sull’ospite, o l’intermediario che incassa il canone (art. 4, comma 5-ter, D.L. 50/2017); l’imposta arriva fino a 5 euro per notte, di più nei capoluoghi con molte presenze turistiche (art. 4, comma 1-bis). | D.Lgs. 23/2011, art. 4 |
| CIN | In ogni annuncio e all’esterno dello stabile. Sanzioni da € 800 a € 8.000 senza CIN, da € 500 a € 5.000 se manca negli annunci, con rimozione dell’annuncio. | D.L. 145/2023, art. 13-ter, commi 6 e 9 |
| Sicurezza | Rilevatori di gas e di monossido di carbonio ed estintori portatili: almeno uno per piano e uno ogni 200 m². Sanzioni da € 600 a € 6.000. | D.L. 145/2023, art. 13-ter, commi 7 e 9 |
Le domande da fare a chi te lo vende
I listini dei gestionali sono scritti in modi diversi: per proprietà, per camera, per abbonamento, a preventivo. Queste domande mettono le offerte sullo stesso piano.
- Il prezzo è per proprietà, per camera o per account? Che cosa succede quando passo da 9 a 11 proprietà?
- C’è un vincolo di durata? Il canone mensile si può disdire quando voglio?
- Chi fa l’attivazione, io o voi? Quanto costa e che cosa comprende: canali, importazione delle proprietà, formazione del team?
- Quali portali sono collegati con una connessione nativa e quali solo via iCal? Finikos oggi collega Airbnb e Booking.com: se vendi anche su Vrbo o Expedia, chiedilo prima.
- Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno sono inclusi o sono un modulo a parte, magari di un altro fornitore con la sua commissione?
- Trattenete una commissione sulle prenotazioni? Su quali: tutte, solo quelle dal sito diretto, nessuna?
- Chi risponde all’assistenza, in che lingua e in che orari? Conosce le regole del mio Comune?
- Chi risponde ai miei ospiti alle tre di notte? Se c’è un assistente AI, da dove prende le informazioni sulla casa?
- Posso esportare prenotazioni, ospiti e fatture se un giorno cambio software?
Quanto costa: i prezzi di partenza
Prezzi di partenza pubblicati sulle pagine ufficiali, verificati il 21 ottobre 2026, con l’unità e la condizione di fatturazione che ogni fornitore scrive. Per Finikos la fonte è il listino sulla pagina Prezzi; i confronti voce per voce sono nelle pagine Alternative. I prezzi di Finikos sono IVA esclusa.
Tre modelli di prezzo. Per proprietà o per unità (Finikos, Lodgify, Smoobu): il costo cresce con le case; dieci appartamenti su Finikos Starter sono € 50 al mese, € 41,70 con pagamento annuale. Per camera (Octorate): conta quante unità vendi. Per abbonamento calcolato sul portafoglio (Smartpms, Avaibook): la pagina di Avaibook non pubblica una cifra e la calcola su tipo di locazione e numero di alloggi.
Poi i costi fuori dal canone: attivazione, commissioni sulle prenotazioni, moduli di terzi per le pratiche. Lodgify affida Alloggiati Web e tassa di soggiorno a Chekin, con 1,5 % + € 0,99 per transazione sulla tassa; Smoobu usa lo stesso partner, a 3,50 € + IVA per alloggio al mese; Avaibook applica il 2 % sui pagamenti SEPA e il 4 % su extra-SEPA, AMEX e B2B. Finikos trattiene il 2,5 % solo sulle prenotazioni dal sito diretto e chiede € 600 una tantum per l’attivazione.
| Software | Prezzo di partenza | Unità e condizioni | Che cosa include il piano base |
|---|---|---|---|
| Finikos | € 5 al mese, € 4,17 con pagamento annuale | Per proprietà, IVA esclusa; Starter fino a 10; attivazione € 600 una tantum per account; 2,5 % solo sul sito diretto; nessun vincolo di durata | Airbnb e Booking.com con anti-overbooking, Alloggiati Web e ISTAT, tassa di soggiorno con incasso, pulizie, sito diretto, fatturazione |
| Octorate | «Da €8 / camera al mese» | Per camera, «esempio di prezzo per 7 unità»; Pro e Ultimate a prezzo su richiesta; prova di 14 giorni; attivazione e vincoli non pubblicati | Channel manager, booking engine, supporto all’attivazione, assistenza 7 giorni su 7 |
| Smartpms (Smartness) | «A partire da 65 €/mese» con fatturazione annuale | Unità non specificata; prezzo mensile, attivazione e prova non pubblicati | Booking engine, channel manager, planner reception, automazione burocrazia (AlloggiatiWeb, ISTAT), housekeeping, contabilità, pagamenti |
| Lodgify | «da 13€ al mese» con fatturazione annuale | Basic per 1 proprietà; nessuna quota di attivazione; 0 % di commissioni; prova di 7 giorni | Calendario unificato per Airbnb, Vrbo e Booking.com e inbox unificata; invio Alloggiati e ISTAT nel piano Ultimate |
| Smoobu | «€ 29 / mese» + 0,9 % a prenotazione (Flex) | Per unità; Pre-paid € 35 al mese, da 28 € con il biennale; unità aggiuntiva 9,60 € al mese; prova di 14 giorni; nessun costo di attivazione | Channel manager con oltre 100 portali, sito web e strumento di prenotazione; Alloggiati Web e ISTAT tramite il partner Chekin |
| Avaibook | Non pubblicato: calcolatore sul portafoglio | Canone mensile o annuale per numero di alloggi; Standard fino a 5 unità; rinnovo automatico, disdetta con 10 giorni di preavviso | Channel manager XML e motore di prenotazione; Alloggiati Web nativo, ISTAT come file per Ross1000; tassa di soggiorno e fatturazione elettronica nel Pro |
I confronti voce per voce
Ogni gestionale ha una pagina di confronto dedicata, con i dati presi dalle sue pagine ufficiali e la data in cui li abbiamo verificati: Octorate, Smartness, Lodgify, Smoobu e Avaibook. Le trovi nella pagina Alternative, insieme ai casi in cui l’altro gestionale è la scelta giusta.
Due esempi di quello che trovi. Smoobu collega oltre 100 portali e parte da € 29 al mese più lo 0,9 % a prenotazione, ma Alloggiati Web e ISTAT passano da un partner a parte e le pulizie non hanno una gestione integrata. Avaibook ha l’invio delle schedine nativo e il CIN sincronizzato sugli annunci, ma l’ISTAT si esporta come file da caricare su Ross1000 e il prezzo non è pubblicato: lo calcola sul tuo portafoglio.
Se vendi solo su Airbnb e Booking.com e lavori in Italia, il confronto si decide su tre voci: adempimenti nel piano base, chi risponde agli ospiti e prezzo per proprietà. Se vendi su molti portali o hai case all’estero, contano di più i canali collegati.
Quanto tempo fa risparmiare
Non ti diamo un numero di ore: dipende da quante prenotazioni hai e da quanti portali usi. Ti diamo l’elenco delle cose che oggi fai a mano per ogni soggiorno, così le conti tu.
Moltiplica le righe per i check-in di un mese: quello è il tempo che il software ti restituisce, insieme agli errori che non fai più: una notte venduta due volte, una schedina in ritardo.
| Per ogni soggiorno | A mano | Con il gestionale |
|---|---|---|
| Calendario | Chiudere la data sull’altro portale, prima che qualcuno prenoti | Si chiude da solo su tutti i canali |
| Documenti degli ospiti | Chiedere le foto in chat e ricopiare nome, data di nascita, cittadinanza | L’ospite li carica dal telefono prima di arrivare |
| Alloggiati Web | Compilare la schedina sul portale della Questura entro 24 ore | Schedina pronta e inviata alla Questura da un posto solo |
| ISTAT | Contare arrivi e presenze a fine mese | Numeri già pronti dalle prenotazioni |
| Tassa di soggiorno | Calcolare notti ed esenzioni, incassare, scrivere la ricevuta | Calcolo e incasso, con i numeri pronti per il Comune |
| Pulizie | Un messaggio all’addetta per ogni check-out | Il turno compare nel suo calendario |
| Fattura | Ricopiare i dati nel programma di fatturazione | Generata dalla prenotazione |
| Messaggi | Rispondere su check-in, Wi-Fi, parcheggio e ristoranti, in più lingue | Risposte automatiche o concierge AI, con passaggio a te |
Come scegliere per la tua taglia
Fino a 10 proprietà. Ti serve che le pratiche siano nel piano base, non in un modulo a parte, e che l’attivazione la faccia il fornitore. Confronta il prezzo per proprietà e chiedi che cosa cambia quando superi la soglia del piano.
Da 10 a 25 proprietà. Contano gli account per le addette, uno a persona, i prezzi dinamici e un assistente per gli ospiti che risponda senza di te. Chiedi quante risposte automatiche sono incluse e che cosa succede oltre.
Agenzie e property manager con case di altri. Serve un portale proprietari con il rendiconto mensile, le API per collegare contabilità e strumenti tuoi, e un referente che conosca il tuo account. Chiedi se il listino prevede sconti a volume e da quante proprietà.
Cambiare software. Il passaggio si fa in quattro passi: esporti prenotazioni e ospiti dal vecchio sistema; il nuovo fornitore collega i canali e importa le proprietà; scegli una data di passaggio con pochi check-in; tieni l’accesso al vecchio sistema per un mese, per i controlli. Chiedi chi fa che cosa e quanto costa, prima di firmare.