Che cosa offre Airbnb
Airbnb ha due strumenti per non riscrivere ogni volta le stesse cose: le risposte rapide e le risposte rapide programmate. Le prime sono modelli che mandi tu, con un clic, dentro la conversazione. Le seconde sono gli stessi modelli con un orario: partono da soli dopo un evento della prenotazione.
Una risposta rapida si crea dal computer così: Messaggi, poi Impostazioni (l’ingranaggio), poi Gestisci le risposte rapide, poi Crea. Dai un nome al modello, scrivi il testo e inserisci i dettagli che Airbnb compila da solo. Scegli a quali annunci si applica, decidi se programmarlo, poi Salva.
Per usarla, apri la conversazione con l’ospite, premi l’icona delle risposte rapide accanto al campo del messaggio, scegli il modello, correggi quello che serve e invia. Il limite è quello di ogni messaggio Airbnb: 4.000 caratteri.
Per programmarla, nel modello premi In programma per e scegli l’evento e il momento: una nuova prenotazione, il check-in o il check-out, per esempio un paio di giorni prima dell’arrivo o la mattina prima della partenza. I messaggi partono nel fuso orario dell’annuncio e valgono per le prenotazioni attuali e future. Nessun modello è programmato finché non lo decidi tu.
I dettagli, che Airbnb chiama variabili, inseriscono per ogni ospite il nome, le date e gli orari di check-in e check-out, le regole della casa, l’indirizzo, le indicazioni per arrivare, nome e password del Wi-Fi, i consigli sulla città e il codice di conferma. Funzionano solo se quei campi sono compilati nell’annuncio: se mancano, nel messaggio compaiono come non disponibili.
Ogni messaggio programmato resta sotto il tuo controllo. Nella conversazione, da Aggiungi e poi Mostra le risposte rapide programmate, vedi i messaggi passati e futuri di quella prenotazione e puoi modificarne uno, ignorarlo o inviarlo subito, senza toccare il modello.
Attenzione alle prenotazioni last minute e ai soggiorni brevi: alcuni messaggi vengono saltati per impostazione predefinita. Se vuoi che partano comunque, attiva nel modello l’opzione Invia per prenotazioni last-minute e soggiorni brevi; Airbnb ti avvisa con una notifica e un’email quando un messaggio non viene spedito.
Un co-host vede la cronologia e i messaggi programmati dei tuoi annunci e può saltarli o modificarli, ma i modelli non si condividono: i suoi sono suoi, i tuoi sono tuoi. In un team, invece, l’elenco è unico e tutto parte a nome del titolare.
Quando mandarli: i tre momenti
Tre momenti, tre messaggi. Ognuno dice quello che serve in quel momento, e niente di più.
Alla conferma, subito. Ringrazia, conferma le date e di’ cosa succede dopo: «Grazie [nome], ti aspettiamo dal [check-in] al [check-out]. Qualche giorno prima dell’arrivo ti mando indirizzo, orari e istruzioni per entrare. Per qualsiasi cosa, scrivimi qui.»
Due giorni prima del check-in. Indirizzo, orario, come si arriva, come si entra, Wi-Fi: «Ciao [nome], ci siamo quasi. L’appartamento è in [indirizzo], check-in dalle [ora di check-in]. Per arrivare: [indicazioni]. Wi-Fi: [nome rete], password [password]. Se arrivi più tardi delle 20, dimmelo.» Il codice per entrare, se cambia a ogni soggiorno, lo mandi a mano: nessun modello lo conosce.
Dopo il check-out. Un grazie breve e, se vuoi, la richiesta di recensione: «Grazie [nome], è stato un piacere averti. Se ti sei trovato bene, una recensione ci aiuta molto; se qualcosa non è andato, scrivimelo prima, così rimedio.»
Se la casa ha regole di uscita (chiavi, spazzatura, orario), un quarto messaggio la mattina prima della partenza è il massimo. Oltre, i messaggi si confondono con quelli a cui l’ospite deve rispondere davvero.
Cosa i messaggi automatici non fanno
- Non rispondono alle domande. Un messaggio programmato parte a un evento, non a una frase: se l’ospite chiede «posso arrivare alle 22?», il modello non lo sa. La risposta rapida suggerita dall’AI, che Airbnb mostra solo a te nella conversazione, propone uno dei tuoi modelli: la mandi tu, dopo averla letta.
- Parlano una lingua sola. Il modello lo scrivi in una lingua; Airbnb lo traduce in automatico nella lingua dell’ospite quando lo legge, e la lingua impostata sul modello cambia solo la traduzione dei dettagli.
- Restano dentro Airbnb. Chi scrive su WhatsApp, chi ha prenotato su Booking.com o dal tuo sito, chi manda un vocale: per loro il modello non esiste. Un messaggio programmato è testo, dentro la chat di Airbnb, e basta.
- Non sanno cosa è cambiato. Se l’ospite ha già chiesto e ottenuto un check-in anticipato, il messaggio con l’orario standard parte lo stesso, a meno che tu non lo modifichi o lo ignori dalla cronologia della prenotazione. Airbnb stesso consiglia di farlo quando il messaggio contiene informazioni già condivise.
- Le risposte automatiche di Airbnb sono un’altra cosa. Il 20 maggio 2026 Airbnb ha annunciato risposte generate dall’AI alle domande frequenti, prese dalla pagina dell’annuncio (servizi, descrizione, manuale della casa), con Airbnb indicato come mittente e la possibilità per l’host di cancellarle e rispondere diversamente; la pagina dice che arriveranno «nei prossimi mesi». Attingono all’annuncio: se l’informazione non è lì, non c’è.
Messaggio automatico o concierge AI
La differenza è una: il modello manda quello che hai scritto, il concierge legge quello che l’ospite ha chiesto. Il primo copre i momenti fissi del soggiorno; il secondo copre tutto il resto, cioè le domande.
FIRM, il concierge AI di Finikos, risponde agli ospiti su Airbnb e WhatsApp, 24 ore su 24, nella lingua dell’ospite. Capisce i vocali: li trascrive, li traduce per te e risponde con testo o audio. Manda le foto della struttura, link e numeri: la pizzeria più vicina, come arrivare, il meteo. Risponde dalla knowledge base della casa e, con Space Context, conosce la struttura stanza per stanza.
Quando la richiesta è complessa o delicata, passa la conversazione a una persona: lavora con il tuo team, non al suo posto. Dalla console vedi tutte le conversazioni in tempo reale e intervieni quando vuoi; i template per struttura decidono tono e contenuti. Il dato che pubblichiamo è uno: fino al 95% delle richieste degli ospiti gestite da FIRM.
Un modo semplice per decidere: tieni i messaggi programmati di Airbnb per i tre momenti fissi e metti FIRM davanti alle domande. I due convivono: uno parte a orario, l’altro risponde quando l’ospite scrive.
Errori da evitare
- Programmare tutto e non rileggere niente. Ogni messaggio programmato ha una riga nella cronologia della prenotazione: un’occhiata la mattina, e i casi particolari (arrivo anticipato, ospite che ha già chiesto) si sistemano con Ignora o con una modifica.
- Dettagli vuoti. Se l’indirizzo, il Wi-Fi o le regole della casa non sono compilati nell’annuncio, nel messaggio compaiono come non disponibili. Compila i campi, anche quelli facoltativi, prima di programmare.
- Un messaggio con tutto dentro. Il limite è 4.000 caratteri, ma su un telefono si legge un messaggio corto: uno per momento, con le informazioni di quel momento.
- Troppi messaggi. Airbnb limita host e ospiti a 25 messaggi in 24 ore, o 10 all’ora. Tre, al massimo quattro messaggi programmati per soggiorno: il resto dello spazio serve alle risposte.
- Dimenticare last minute e soggiorni brevi. Per quelle prenotazioni alcuni messaggi vengono saltati per impostazione predefinita: controlla l’opzione nel modello e le notifiche di Airbnb sui messaggi non spediti.
- Cancellare un modello per sbaglio. Eliminare un modello cancella anche tutti i messaggi programmati futuri non ancora inviati, su tutti gli annunci collegati. Meglio modificarlo.
- Aspettarsi che risponda. Il modello non legge le domande: se l’ospite scrive alle 23 e tu dormi, non risponde nessuno, finché non metti davanti un concierge.